Atualmente, existem várias profissões em que a maior parte das suas atividades é realizada através do computador, o que pode tornar a presença física do colaborador na empresa dispensável.

Por outro lado, o trabalho remoto desafia gestores a manter a  motivação dos seus colaboradores, e cria a necessidade de estratégias para que a equipe esteja alinhada, mesmo que de longe.

Nesse artigo você vai descobrir quais são as principais ações que sua empresa deve tomar para evitar que a transição para o home office não afete a produtividade dos colaboradores e nem a qualidade das entregas.

A seguir, nós vamos abordar os seguintes tópicos:

1. Fortaleça a comunicação interna
2. Otimize a utilização de ferramentas
3. Aprimore o fluxo de informações
4. Crie estratégias para avaliação
5. Seja solícito

1. Fortaleça a comunicação interna

A qualidade da comunicação interna de uma empresa reflete tanto na motivação dos colaboradores quanto na entrega de resultados melhores.

Isso acontece porque, ao criar uma relação de transparência com os colaboradores e fornecer as informações necessárias sobre a importância do seu trabalho, o profissional passa a compreender o seu papel no workflow da empresa como um todo, e ajuda a fazer com que ele se sinta parte de algo maior.

2. Otimize a utilização de ferramentas

A tecnologia nos traz várias opções de softwares e aplicativos para fazer reuniões, trocar mensagens rápidas, compartilhar arquivos, armazenar dados e tudo mais que precisamos para manter uma equipe unida.

Por outro lado, é preciso utilizar essas ferramentas com atenção: mesmo que exista muitas opções, procure centralizar as informações utilizando as mesmas ferramentas em todas as equipes.

Dessa forma, o fluxo de processos na sua empresa fica muito mais claro e democratizado, afinal, nenhuma área trabalha sozinha, e é muito mais ágil procurar uma informação que sabemos onde deve estar.

Além disso, concentrar toda a comunicação da empresa em uma ferramenta unificada permite que todos possam falar com quem precisam. Sendo assim, há a desburocratização do contato entre profissionais da empresa, assim como também pode aumentar a transparência entre gestores, colaboradores e empresa como um todo.

Para cada função há uma ferramenta, e você deve escolher qual atende mais suas necessidades e combina melhor com a sua empresa. Confira algumas delas:

• Comunicação instantânea: Slack, Workplace, Yammer;
• Reuniões: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams;
• Armazenamento de arquivos: OneDrive, Google Workspace;
• Gerenciador de tarefas: Airtable, RunRunIt, Trello.

3. Aprimore o fluxo de informações

Como vimos no tópico acima, existem ferramentas específicas para cada objetivo. No entanto, algumas vezes são utilizados meios incorretos para comunicar o que é necessário, e isso pode não só causar ruído, mas pode também atrapalhar a rotina de trabalho.

Videoconferência, por exemplo, é crucial para reuniões e assuntos mais densos e complexos, mas as vezes é utilizada em excesso para tópicos que poderiam ser tratados de outra forma, como via e-mail.

Nesse sentido, veja quais assuntos são indicados para cada meio de comunicação da equipe:

• E-mail: Informações que devem ser armazenadas a longo prazo, como acordos, contratos e comunicados, por exemplo;
• Videoconferência: Ideal para reuniões online, tratando de assuntos como criação de estratégia, alinhamento de equipe e rotinas de feedback;
• Mensagem rápida: As mensagens rápidas devem ser utilizadas para assuntos corriqueiros e diretos, que podem ser tratados de maneira informal.

4. Crie estratégias para avaliação

De que forma o colaborador e suas entregas serão avaliadas remotamente? A resposta para essa pergunta deve ser definida antes de se iniciar o regime de home office.

Sendo assim, é importante que o colaborador inicie sua jornada de trabalho remota já sabendo quais pontos serão avaliados em seu trabalho, e o que é esperado dele como profissional.

Durante essa análise, é interessante não focar no tempo que o colaborador passou online na ferramenta de mensagens da sua empresa, por exemplo, mas também na qualidade e quantidade de entregas que ele realiza. Afinal, durante o trabalho remoto, os resultados são os dados mais palpáveis sobre nossa assiduidade.

Além disso, é importante que a avaliação seja uma via de duas mãos, e gestores também devem estar abertos a ouvir feedbacks de seus liderados. Manter um diálogo aberto com o seu colaborador é crucial para criar uma relação de confiança entre líder e seus liderados, o que aumenta o sentimento de pertencimento e importância de cada profissional da equipe.

5. Seja solícito

Um bom líder não apenas sabe delegar tarefas e fazer análise de rendimento dos colaboradores, como também ajuda seus liderados a se desenvolverem profissionalmente.

E aqui não estamos falando apenas de apontar as melhorias, mas sim de caminhar ao lado dos seus colaboradores durante o processo, mostrando caminhos e realmente apoiando seu crescimento.

Ao delegar tarefas, deixe claro a cadeia de importância e urgência delas, e crie junto com a equipe cronogramas de entregas para que os prazos sejam de conhecimento de todos.

Outro ponto relevante é manter uma periodicidade em reuniões de alinhamento e feedback, para que o gestor possa demonstrar o interesse em acompanhar a rotina do seu colaborador, mesmo que remotamente.

Por outro lado, de nada adianta apenas ouvir o que sua equipe tem a dizer se nada for feito sobre isso. Sendo assim, leve a sério os insights de cada profissional e mostre de que forma aquilo pode ser aplicado, por exemplo.

Para concluir

Vale lembrar que o home office está regulamentado no Art. 75B da CLT, desde a Reforma Trabalhista de 2017, então existem diretrizes legais a serem seguidas nesse momento. Por isso, recomendamos sempre conferir com o seu contador de confiança se há algum acordo coletivo referente a área de atuação.

E, para concluir, temos uma última dica: utilize a tecnologia também para realizar a gestão de jornada dos seus colaboradores em home office. A TiqueTaque, por exemplo, combina a eficiência para o gestor e a transparência para o colaborador.

As informações sobre a jornada da sua equipe são atualizadas em tempo real no sistema de gestão, assim como também acontece no aplicativo do funcionário.

Além de acompanhar a jornada, o colaborador pode realizar o registro de ponto pelo aplicativo, que também pode ser e via web, a partir de um login e senha únicos para cada funcionário.

Fonte: https://www.rhportal.com.br