A organização dos documentos é uma das ações mais comuns e que os empresários precisam ter atenção para não terem prejuízos no futuro. Por isso, é importante saber por quanto tempo se deve guardar cada registro.

Vale lembrar que há situações em que o empresário deva guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o contrato de trabalho e o livro de empregados, por razão da concessão de benefícios previdenciários. Porém, a guarda desse tipo de documento não será mais necessária para as empresas que são obrigadas a enviar informações ao eSocial.

Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.

Vale lembrar ainda que: se a empresa tiver algum processo fiscal em andamento, seja pessoa fiscalizada ou como autor do processo, este não pode descartar os documentos até que o processo esteja concluindo, tanto na esfera administrativa como na esfera judicial. O período para contagem da prescrição é contada a partir do encerramento do ano fiscal, exemplo: este ano (2021) prescreve-se para impostos federais o ano de 2016.

Tributário:

Prazo: 5 anos

• Notas fiscais e recibos;
• Livros fiscais;
• IR – Imposto de Renda;
• CSLL – Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido;
• PIS – Programa de Integração Social;
• COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;
• ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação;
• Declarações: DIPJ, DCTF, DACON;
• DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
• DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte;
• Declaração de Ajuste Anual – IRPF e Deduções;
• GIA – Guia de Informações e Apuração do ICMS.

Trabalhista e Previdenciário:

Prazo: 30 anos.

• FGTS – Funda de Garantia do tempo de Serviços;
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).

Prazo: 10 anos.

• Folha de Pagamento;
• Sistema eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

Prazo: 05 anos

• Contribuição previdenciária (GPS);
• Contribuição sindical (GRCSU);
• Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
• Cadastro geral de Empregados e Desempregados (Caged)
• Relação Anual de Informações Sociais (Rais).

Prazo: 02 anos.

• Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.

Prazo: Inderteminado.

• Contrato de Trabalho;
• Livro ou ficha de registro de empregado.

Guardar documentos na nuvem

Atualmente, as empresas podem armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais, seja em mídias físicas – pendrives e HDs externos –, e em plataformas de armazenamento na nuvem.

Segundo a assessoria jurídica da Federação, os livros e os documentos fiscais podem ser armazenados em meio eletrônico, ótico ou equivalente, tendo o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

Contudo, é importante que o empresário assegure a guarda dos arquivos digitais durante um período, mantendo uma cópia de segurança e consultando o entendimento dos fiscos estadual e municipal antes de destruir os documentos físicos.

Fonte: Fecomércio SP